Viết thư gửi biên tập khi nộp bài báo thế nào? Ngắn, chừng một trang, và trúng bốn ý: bài của bạn nghiên cứu điều gì, phát hiện chính là gì, vì sao nó hợp với độc giả của chính tạp chí này, và những cam kết cần thiết như bài chưa được gửi nơi khác. Biên tập viên đọc bức thư này, cùng tóm tắt, để quyết định có gửi bài đi phản biện hay trả lại ngay.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Nhiều người coi thư gửi biên tập là thủ tục, viết vội vài dòng xin kính gửi bài báo để quý tạp chí xem xét. Thật ra đó là cơ hội duy nhất để bạn nói chuyện trực tiếp với người sẽ quyết định số phận đầu tiên của bài. Tập này mình nói cách tận dụng nó.
Biên tập viên đọc thư này trong hoàn cảnh nào?
Hãy hình dung một biên tập viên tạp chí nhận hàng chục bài mỗi tuần, thường làm việc này bên cạnh công việc giảng dạy và nghiên cứu của chính họ. Họ không có thời gian đọc kỹ toàn bộ mọi bài.
Với mỗi bài, họ đọc thư, tóm tắt, lướt qua bài, và quyết định trong vài phút: gửi phản biện hay từ chối ngay. Ở nhiều tạp chí, phần lớn bài bị từ chối ở bước này.
Thư của bạn cần giúp họ trả lời nhanh hai câu: bài này có thuộc về tạp chí mình không, và có điều gì đáng để độc giả của mình quan tâm không.
Nếu thư làm được điều đó rõ ràng trong vài đoạn ngắn, bạn đã tăng đáng kể cơ hội bài được đọc kỹ.
Bốn đoạn của một bức thư tốt
Đoạn một: giới thiệu bài. Tên bài, loại bài như bài nghiên cứu gốc hay bài tổng quan, và một câu nói bài làm gì.
Đoạn hai: phát hiện chính và vì sao quan trọng. Hai ba câu, cụ thể. Không phải bài báo này có ý nghĩa quan trọng, mà là nghiên cứu cho thấy yếu tố này liên quan chặt hơn yếu tố kia ở nhóm đối tượng mà các nghiên cứu trước ít quan tâm.
Đoạn ba: vì sao hợp với tạp chí này. Đây là đoạn nhiều người bỏ qua nhất nhưng thuyết phục nhất. Nhắc tới phạm vi của tạp chí, hoặc tới một cuộc tranh luận đang diễn ra trên chính tạp chí mà bài của bạn đóng góp vào.
Đoạn bốn: các cam kết. Bài chưa công bố và không đang được xem xét ở nơi khác, tất cả tác giả đã đồng ý nộp, không có xung đột lợi ích hoặc nêu rõ nếu có, nghiên cứu đã được chấp thuận về đạo đức nếu cần. Nhiều tạp chí có danh sách cam kết riêng trong hướng dẫn tác giả.
Những lỗi làm bức thư phản tác dụng
Lỗi thứ nhất là thư chung chung, gửi tạp chí nào cũng dùng được. Biên tập viên nhận ra ngay khi thư không nhắc tới tạp chí của họ, hay tệ hơn, nhắc nhầm tên tạp chí khác vì quên sửa từ lần gửi trước. Chuyện này xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ.
Lỗi thứ hai là thổi phồng. Những từ như đột phá, lần đầu tiên trên thế giới, thay đổi hoàn toàn thường làm biên tập viên cảnh giác chứ không ấn tượng. Để phát hiện tự nói.
Lỗi thứ ba là chép nguyên tóm tắt vào thư. Biên tập viên đã có tóm tắt. Thư nên nói những điều tóm tắt không nói, nhất là vì sao bài hợp với tạp chí.
Lỗi thứ tư là dài dòng. Thư ba trang kể lại toàn bộ nghiên cứu cho thấy bạn chưa biết điều gì là quan trọng nhất trong bài của mình.
Đề xuất và loại trừ người phản biện
Nhiều hệ thống nộp bài cho phép hoặc yêu cầu bạn đề xuất vài người phản biện. Đây không phải nơi để đề xuất bạn thân hay thầy của mình. Hãy đề xuất những chuyên gia độc lập có công bố liên quan, không cùng cơ quan, không từng là đồng tác giả gần đây.
Biên tập viên có thể dùng hoặc không dùng đề xuất của bạn. Đề xuất tốt giúp họ tiết kiệm thời gian tìm người, và cho thấy bạn hiểu ai đang làm gì trong lĩnh vực.
Một số tạp chí cũng cho phép bạn đề nghị không gửi bài cho một hai người, nếu có lý do chính đáng như xung đột lợi ích rõ ràng. Dùng quyền này tiết chế và có giải thích ngắn gọn.
Tuyệt đối không đề xuất người phản biện với thông tin liên lạc giả hay hộp thư do mình kiểm soát. Đã có những bài bị rút sau khi công bố vì gian lận phản biện kiểu này, và hậu quả với tác giả rất nặng.
Phần kỹ thuật của hệ thống nộp bài
Hầu hết tạp chí dùng hệ thống nộp bài trực tuyến. Lần đầu dùng có thể mất cả buổi, vì phải tạo tài khoản, nhập thông tin từng đồng tác giả, tải lên nhiều tệp riêng: thư, bản thảo, bảng, hình, tài liệu bổ sung.
Hãy chuẩn bị trước: thông tin đầy đủ của mọi đồng tác giả gồm tên, cơ quan, địa chỉ thư, mã định danh nhà nghiên cứu nếu có. Hình ảnh đúng định dạng và độ phân giải tạp chí yêu cầu. Bản thảo đã ẩn danh nếu tạp chí phản biện kín hai chiều.
Trước khi bấm nộp, hệ thống thường tạo một bản xem trước dạng tệp tổng hợp. Hãy mở ra kiểm tra từng trang: hình có hiện đúng không, bảng có vỡ không, tên tác giả có bị lọt vào bản ẩn danh không.
Nộp xong, bạn sẽ nhận thư xác nhận. Rồi bắt đầu chờ. Đó là lúc tốt để bắt đầu viết bài tiếp theo, thay vì mở hệ thống mỗi ngày xem trạng thái đã đổi chưa.
Câu hỏi thường gặp
Thư gửi biên tập có bắt buộc không?
Nhiều tạp chí yêu cầu, một số chỉ khuyến khích. Ngay cả khi không bắt buộc, một bức thư ngắn và trúng ý vẫn giúp biên tập viên hiểu nhanh giá trị bài của bạn.
Thư gửi biên tập nên viết bằng giọng thế nào?
Lịch sự, chuyên nghiệp và thẳng vào việc. Không cần quá trang trọng hay khiêm nhường, cũng không nên khoe khoang. Hãy viết như một đồng nghiệp giới thiệu công trình với một đồng nghiệp.
Có nên gửi thư hỏi biên tập trước khi nộp bài không?
Một số tác giả gửi thư hỏi trước xem chủ đề có phù hợp không, đặc biệt với bài có phạm vi ranh giới. Thư hỏi nên rất ngắn, kèm tóm tắt. Không phải biên tập viên nào cũng trả lời.
Ai nên là tác giả liên hệ khi nộp bài?
Thường là người sẽ theo sát quá trình phản biện và trả lời thư từ tạp chí, có thể là tác giả chính hoặc người hướng dẫn. Nhóm tác giả nên thống nhất trước khi nộp.
Nộp bài rồi có được sửa lại bản thảo không?
Sau khi nộp, thường bạn không tự sửa được cho tới khi có quyết định. Nếu phát hiện lỗi nghiêm trọng, hãy liên hệ văn phòng biên tập để hỏi cách xử lý.
