Người hướng dẫn quá bận, ít trả lời thư thì nghiên cứu sinh làm gì? Hãy làm cho việc hỗ trợ bạn trở nên dễ nhất có thể cho họ: viết thư ngắn có câu hỏi rõ, đề nghị một lịch gặp cố định, đưa sẵn phương án để họ chỉ cần đồng ý hay chỉnh một chút, và tìm thêm những người khác có thể góp ý cho bạn. Nếu tình trạng kéo dài và bắt đầu ảnh hưởng tới tiến độ, cần nói chuyện thẳng thắn, và nếu cần, nhờ tới khoa.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Chờ thư trả lời của thầy hướng dẫn là một trong những trải nghiệm quen thuộc nhất của người học sau đại học. Tập này không để than phiền, mà để bạn biết mình có thể làm gì trong khả năng của mình.
Hiểu vì sao người hướng dẫn bận
Người hướng dẫn thường cùng lúc giảng dạy nhiều lớp, làm đề tài nghiên cứu, viết bài, phản biện cho tạp chí, làm công tác quản lý của khoa, và hướng dẫn nhiều học viên khác. Ở Việt Nam, nhiều người còn kiêm thêm công việc ngoài trường.
Họ nhận hàng chục, có khi hàng trăm thư mỗi ngày. Một thư dài, không rõ cần gì, rất dễ bị để lại sau để đọc kỹ, và rồi chìm xuống.
Hiểu điều này không phải để bào chữa cho việc học trò bị bỏ rơi, mà để bạn điều chỉnh cách tiếp cận cho hiệu quả hơn.
Cũng nên nhớ rằng im lặng không nhất thiết là thờ ơ. Nhiều người hướng dẫn rất quan tâm, chỉ là họ không quản lý nổi lượng việc.
Viết thư sao cho dễ trả lời
Tiêu đề nói rõ cần gì và mức độ gấp: xin ý kiến về cách chọn mẫu, cần trả lời trước thứ sáu. Người bận đọc tiêu đề để sắp thứ tự ưu tiên.
Thân thư ngắn, đi thẳng vào việc. Một câu bối cảnh, một câu vấn đề, và câu hỏi. Nếu có nhiều câu hỏi, đánh số để họ trả lời từng câu.
Tốt nhất là đưa sẵn phương án: em định chọn mẫu theo cách A vì lý do này, nếu thầy đồng ý em sẽ bắt đầu từ tuần sau, nếu thầy thấy cách B tốt hơn thì thầy nhắn em. Người hướng dẫn chỉ cần trả lời một chữ đồng ý, và nếu im lặng, bạn có cơ sở để tiến hành.
Tránh gửi nhiều thư lẻ tẻ trong một ngày. Gom lại thành một thư có cấu trúc. Và nếu gửi tài liệu dài, nói rõ bạn cần họ đọc phần nào, trang nào.
Hẹn lịch cố định thay vì chờ được gọi
Người bận thường tôn trọng lịch đã đặt hơn là thư chờ trả lời. Hãy đề xuất một lịch gặp đều đặn, ngắn, ví dụ ba mươi phút mỗi hai tuần hay mỗi tháng, vào khung giờ họ thường rảnh.
Nếu họ đồng ý, lịch đó trở thành hạn chót tự nhiên cho cả hai. Bạn chuẩn bị trang tóm tắt gửi trước, và buổi gặp diễn ra hiệu quả.
Nếu lịch bị huỷ, đề xuất ngay một thời điểm thay thế cụ thể. Đừng để câu để khi nào rảnh thầy nhắn em kéo dài thành nhiều tuần.
Tận dụng những dịp khác: hội thảo của khoa, buổi họp nhóm, giờ tiếp sinh viên. Một câu hỏi ngắn sau buổi họp chung có khi được trả lời nhanh hơn cả thư.
Đừng để một người là nguồn góp ý duy nhất
Ngay cả người hướng dẫn tốt nhất cũng không thể là người duy nhất giúp bạn. Hãy xây một mạng lưới: người hướng dẫn phụ nếu có, các thầy cô khác trong khoa có chuyên môn liên quan, nghiên cứu sinh cao khoá, nhóm đọc hay nhóm viết với bạn cùng khoá.
Với những câu hỏi về phương pháp hay kỹ thuật, nhiều khi một nghiên cứu sinh đã làm qua giúp bạn nhanh hơn thầy. Với góp ý bản nháp, một nhóm bạn đọc chéo cho nhau có thể bắt được phần lớn lỗi trước khi bản thảo tới tay người hướng dẫn.
Điều này không phải là vượt mặt người hướng dẫn. Hãy cho họ biết bạn đang nhận góp ý từ ai, và những quyết định lớn vẫn bàn với họ.
Người hướng dẫn thường vui khi thấy học trò chủ động, và bản thảo tới tay họ đã được sửa bớt, họ đọc nhanh hơn.
Khi nào cần nói thẳng và nhờ tới khoa?
Nếu bạn đã thử mọi cách mà vẫn không nhận được phản hồi trong thời gian dài, và tiến độ bắt đầu bị ảnh hưởng, như sắp tới hạn báo cáo mà chưa có ý kiến về bản nháp, thì cần nói thẳng.
Hãy xin một buổi gặp và trình bày bình tĩnh: em cần thầy góp ý về phần này trước thời điểm này để kịp tiến độ, em có thể làm gì để thầy dễ góp ý hơn. Tập trung vào nhu cầu và giải pháp, không trách móc.
Nếu vẫn không cải thiện, hãy tìm tới người có trách nhiệm trong khoa, như trưởng bộ môn hay người phụ trách đào tạo sau đại học. Nhiều nơi có quy trình hỗ trợ cho những trường hợp này, kể cả bổ sung người hướng dẫn hay đổi người hướng dẫn.
Làm những việc này cần can đảm, nhất là trong văn hoá tôn sư trọng đạo. Nhưng luận án là của bạn, và bạn có quyền được hướng dẫn. Nói ra một cách tôn trọng không phải là vô lễ.
Câu hỏi thường gặp
Người hướng dẫn không trả lời thư bao lâu thì nên nhắc?
Tuỳ mức gấp. Thường sau khoảng một tuần có thể gửi một thư nhắc ngắn, lịch sự, trả lời ngay trên thư cũ. Với việc gấp, nêu rõ hạn chót ngay từ thư đầu.
Có nên nhắn tin điện thoại cho người hướng dẫn không?
Tuỳ thói quen và sự cho phép của họ. Hãy hỏi trước kênh liên lạc họ ưa dùng, và chỉ dùng tin nhắn cho việc ngắn hoặc gấp, trong giờ hợp lý.
Người hướng dẫn đi nước ngoài dài hạn thì sao?
Thống nhất cách làm việc trực tuyến và lịch gặp cố định trước khi họ đi. Nếu thời gian vắng kéo dài, có thể cần bổ sung một người hướng dẫn tại chỗ theo quy định của cơ sở đào tạo.
Nhờ thầy cô khác góp ý có làm người hướng dẫn phật lòng không?
Thường không, nếu bạn minh bạch và vẫn tôn trọng vai trò của người hướng dẫn chính. Báo cho họ biết bạn đang xin thêm ý kiến và vì sao.
Đổi người hướng dẫn vì quá bận có được không?
Nhiều quy chế cho phép đổi hoặc bổ sung người hướng dẫn với lý do chính đáng. Hãy thử các cách cải thiện trước, và tham khảo phòng đào tạo sau đại học về thủ tục nếu cần đổi.
