Nên dùng phần mềm quản lý tài liệu tham khảo nào? Zotero miễn phí và là mã nguồn mở, Mendeley miễn phí khi có tài khoản, EndNote là phần mềm trả phí mà nhiều trường đã mua bản quyền cho người học. Cả ba đều làm được việc chính: lưu thông tin nguồn, gắn ghi chú và tệp, rồi tự chèn trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo theo kiểu bạn chọn. Chọn cái nào cũng được, điều quan trọng là bắt đầu dùng từ sớm và dùng đều.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Mình từng thấy học viên ngồi gõ tay danh mục hai trăm tài liệu tham khảo vào đêm trước ngày nộp luận văn, rồi hội đồng chỉ ra hàng chục chỗ sai năm, thiếu tên, lệch thứ tự. Tập này để bạn không phải trải qua đêm đó.
Phần mềm này thật ra giúp được gì?
Việc thứ nhất là lưu trữ. Mỗi tài liệu bạn đọc được lưu thành một mục với đầy đủ thông tin: tác giả, năm, tên bài, tạp chí, tập, số, trang, mã định danh. Bạn có thể gắn kèm tệp bài báo, ghi chú, nhãn chủ đề.
Việc thứ hai là thu thập nhanh. Các phần mềm này thường có tiện ích cho trình duyệt, cho phép lưu thông tin bài báo từ trang tạp chí hay cơ sở dữ liệu chỉ bằng một cú bấm, thay vì gõ tay.
Việc thứ ba, và là lý do chính mà người ta dùng, là chèn trích dẫn vào văn bản. Bạn cài phần bổ trợ cho phần mềm soạn thảo, chọn tài liệu cần trích, và nó tự chèn trích dẫn trong câu, đồng thời tự tạo danh mục tài liệu ở cuối theo đúng kiểu bạn chọn.
Khi người hướng dẫn nói trường yêu cầu đổi từ kiểu trích dẫn này sang kiểu khác, bạn chỉ cần chọn lại kiểu, và toàn bộ trích dẫn đổi theo trong vài giây.
So sánh ba cái tên phổ biến
Zotero miễn phí, mã nguồn mở, cộng đồng người dùng rộng, và có rất nhiều kiểu trích dẫn được cộng đồng đóng góp. Dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí có giới hạn, nhưng bạn có thể lưu tệp trên máy.
Mendeley miễn phí khi tạo tài khoản, từng rất phổ biến trong giới nghiên cứu, gắn với một nhà xuất bản lớn. Giao diện và tính năng của nó đã thay đổi qua các phiên bản, nên hãy kiểm tra phiên bản hiện tại trước khi chọn.
EndNote là phần mềm trả phí, mạnh và lâu đời, được nhiều trường đại học và viện nghiên cứu mua bản quyền. Nếu trường bạn có, đây là lựa chọn tốt, nhất là khi người hướng dẫn cũng dùng.
Không có cái nào tốt nhất tuyệt đối. Tiêu chí chọn thực tế: trường có hỗ trợ không, người hướng dẫn và nhóm dùng gì để dễ chia sẻ, và bạn thấy cái nào dễ dùng. Chuyển thư viện từ phần mềm này sang phần mềm khác thường làm được, nên đừng quá lo chọn sai.
Dữ liệu tự động không phải lúc nào cũng đúng
Đây là điều quan trọng nhất trong tập này. Phần mềm chỉ tốt bằng dữ liệu bạn đưa vào. Thông tin lấy tự động từ trang web hay từ tệp bài báo thường có lỗi: tên tác giả bị đảo họ và tên, tên tạp chí viết tắt không đúng chuẩn, thiếu số trang, chữ hoa chữ thường lộn xộn trong tiêu đề.
Tài liệu tiếng Việt đặc biệt hay bị lỗi. Tên người Việt thường bị hiểu sai đâu là họ, đâu là tên, dẫn tới trích dẫn kiểu tác giả năm bị sai tên. Dấu tiếng Việt đôi khi bị mất hoặc lỗi mã.
Hãy tập thói quen kiểm tra mỗi mục ngay khi lưu: đối chiếu với trang đầu của bài báo, sửa những chỗ sai. Mất một phút mỗi tài liệu, nhưng đỡ một đêm sửa lỗi cuối cùng.
Và kiểm tra danh mục cuối cùng bằng mắt trước khi nộp. Phần mềm không biết một bài báo đã bị rút, không biết bạn trích nhầm phiên bản bản thảo thay vì bản đã đăng.
Tổ chức thư viện để dùng lâu dài
Dùng thư mục hoặc bộ sưu tập theo dự án: một cho luận văn, một cho từng bài báo. Một tài liệu có thể nằm trong nhiều bộ sưu tập mà không bị nhân đôi.
Dùng nhãn cho chủ đề, phương pháp, hay trạng thái đọc như đã đọc kỹ, cần đọc lại. Nhãn giúp bạn lọc nhanh khi viết một mục cụ thể.
Tận dụng phần ghi chú gắn với từng tài liệu, để ghi chép và nguồn luôn đi cùng nhau.
Sao lưu định kỳ. Dù phần mềm có đồng bộ đám mây, hãy xuất một bản sao thư viện ra ổ cứng hoặc nơi lưu trữ khác vài tháng một lần. Mất thư viện tài liệu giữa chừng luận án là một thảm hoạ hoàn toàn tránh được.
Dùng chung với nhóm và người hướng dẫn
Khi viết bài chung, việc cả nhóm dùng cùng một phần mềm và một thư viện chung giúp tránh rất nhiều rắc rối. Zotero và Mendeley có nhóm dùng chung, EndNote có tính năng chia sẻ thư viện.
Thống nhất ngay từ đầu: ai thêm tài liệu, quy ước đặt nhãn, và ai chịu trách nhiệm kiểm tra danh mục cuối cùng.
Nếu đồng tác giả dùng phần mềm khác, trích dẫn đã chèn trong văn bản có thể bị lỗi khi họ mở tệp. Trường hợp này, nên để một người giữ vai trò quản lý trích dẫn cho cả bài.
Học dùng phần mềm quản lý tài liệu chỉ mất một hai buổi. Nhưng lợi ích kéo dài suốt sự nghiệp nghiên cứu, vì thư viện bạn xây từ thời thạc sĩ có thể theo bạn tới tận những bài báo mười năm sau.
Câu hỏi thường gặp
Zotero có hỗ trợ tài liệu tiếng Việt không?
Có, bạn có thể lưu và trích dẫn tài liệu tiếng Việt, nhưng cần kiểm tra kỹ phần họ tên tác giả và dấu tiếng Việt vì dữ liệu tự động hay bị lỗi ở đó.
Có nên chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác giữa chừng?
Làm được, vì các phần mềm thường cho xuất và nhập thư viện theo định dạng chung. Nhưng trích dẫn đã chèn trong văn bản có thể cần chèn lại, nên tránh chuyển sát ngày nộp.
Phần mềm có kiểu trích dẫn theo mẫu của trường mình không?
Nếu trường dùng một kiểu quốc tế phổ biến thì thường có sẵn. Nếu trường có mẫu riêng, có thể tìm kiểu gần nhất rồi chỉnh sửa, hoặc hỏi thư viện trường xem đã có tệp kiểu trích dẫn chuẩn chưa.
Dùng phần mềm rồi có cần kiểm tra danh mục tài liệu bằng tay?
Có. Phần mềm tạo danh mục nhanh nhưng dữ liệu đầu vào có thể sai. Luôn đọc lại danh mục cuối cùng trước khi nộp.
Thư viện trường có hướng dẫn dùng các phần mềm này không?
Nhiều thư viện đại học tổ chức buổi hướng dẫn hoặc có tài liệu tự học. Hỏi thư viện trường bạn, đây là cách nhanh để bắt đầu.
