Họp với người hướng dẫn thế nào cho có ích? Chuẩn bị trước bằng một trang gửi thầy cô vài ngày trước: việc đã làm từ lần trước, chỗ đang vướng, và những câu hỏi bạn cần họ giúp quyết định. Trong buổi họp, ghi chép và chốt được việc tiếp theo. Sau buổi họp, gửi lại vài dòng tóm tắt những gì đã thống nhất. Ba bước nhỏ này biến những buổi gặp mơ hồ thành những buổi làm việc thật.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Rất nhiều học viên kể với mình rằng họ về từ buổi gặp thầy mà không nhớ rõ thầy dặn gì, hoặc cả buổi chỉ nói chuyện phiếm vì không chuẩn bị. Người hướng dẫn thì bận, mỗi buổi gặp là tài nguyên quý. Tập này nói cách dùng nó cho đáng.
Trang tóm tắt gửi trước: chìa khoá của buổi họp tốt
Một trang thôi, không cần dài. Phần đầu: những gì bạn đã làm từ buổi gặp trước, gạch ngắn gọn bằng những câu cụ thể. Phần giữa: chỗ đang vướng, mô tả rõ vấn đề và những gì bạn đã thử. Phần cuối: hai ba câu hỏi bạn cần thầy cô giúp trả lời hoặc quyết định.
Gửi trước ít nhất hai ba ngày, kèm tài liệu nếu có, như bản nháp chương hay bảng kết quả. Người hướng dẫn có thời gian đọc trước, buổi họp sẽ đi thẳng vào việc.
Việc viết trang tóm tắt cũng giúp chính bạn. Nhiều khi viết ra chỗ vướng, bạn tự tìm được hướng giải quyết trước cả buổi gặp.
Nếu tuần đó bạn không làm được gì nhiều, vẫn gửi, và nói thật. Người hướng dẫn cần biết để giúp bạn điều chỉnh, và sự thẳng thắn đó được tôn trọng hơn là huỷ hẹn.
Trong buổi họp: dẫn dắt thay vì chờ được hỏi
Nhiều học viên ngồi chờ thầy cô hỏi. Hãy chủ động dẫn dắt buổi họp theo trang tóm tắt bạn đã gửi: bắt đầu bằng câu hỏi quan trọng nhất, vì thời gian có thể hết trước khi tới câu cuối.
Ghi chép trong lúc họp, hoặc xin phép ghi âm nếu thầy cô đồng ý. Những góp ý quan trọng thường được nói nhanh, kèm vài ý tưởng thoáng qua mà về nhà bạn sẽ không nhớ nổi.
Khi chưa hiểu một góp ý, hỏi lại ngay. Ý thầy là em nên làm thêm phân tích này, hay chỉ cần giải thích rõ hơn. Hiểu sai một góp ý có thể khiến bạn mất vài tuần làm việc không cần thiết.
Trước khi kết thúc, chốt lại: vậy việc tiếp theo của em là những việc này, lần tới mình gặp vào khoảng khi nào. Câu chốt đó giúp cả hai bên cùng một cách hiểu.
Sau buổi họp: vài dòng mà tránh được nhiều hiểu lầm
Trong vòng một hai ngày, gửi lại cho thầy cô một thư ngắn: cảm ơn, và tóm tắt những gì đã thống nhất và việc bạn sẽ làm. Vài dòng là đủ.
Thư này có ba tác dụng. Nó xác nhận bạn hiểu đúng. Nếu hiểu sai, thầy cô có cơ hội sửa ngay. Và nó tạo ra một bản ghi, để vài tháng sau khi ai đó hỏi sao em lại làm theo hướng này, bạn có câu trả lời.
Lưu tất cả các thư tóm tắt này trong một thư mục. Khi viết báo cáo tiến độ hay chuẩn bị bảo vệ, chúng là nhật ký quý giá về hành trình của bạn.
Một chị nghiên cứu sinh kể rằng sau hai năm, chị có hơn năm chục thư như vậy. Khi viết phần phương pháp, chị đọc lại và nhớ ra chính xác vì sao nhóm quyết định đổi cách chọn mẫu, điều chị đã quên hoàn toàn.
Bao lâu gặp một lần là vừa?
Không có tần suất chung. Tuỳ giai đoạn, tuỳ tính chất đề tài, tuỳ người hướng dẫn. Giai đoạn đầu và giai đoạn viết thường cần gặp dày hơn. Giai đoạn thu dữ liệu có thể thưa hơn.
Điều quan trọng là thống nhất một nhịp, và giữ nhịp đó. Nhịp đều giúp bạn có hạn chót tự nhiên, và giúp người hướng dẫn theo dõi tiến độ.
Nếu người hướng dẫn không chủ động đặt lịch, hãy đề xuất: em xin phép gặp thầy mỗi hai tuần một lần, khoảng ba mươi phút, thầy thấy có được không. Đa số sẽ đồng ý với một đề xuất cụ thể hơn là một câu hỏi mở.
Ngoài các buổi họp chính, có thể trao đổi nhanh qua thư hay tin nhắn cho những câu hỏi nhỏ. Nhưng hãy thống nhất kênh nào dùng cho việc gì, và tôn trọng giờ nghỉ của thầy cô.
Nhận góp ý khó nghe trong buổi họp
Có những buổi họp mà góp ý làm bạn buồn: bản nháp phải viết lại, phân tích sai từ đầu, hướng đi không ổn. Đó là một phần của công việc.
Hãy nghe hết, ghi lại, và đừng phản bác ngay trong lúc cảm xúc đang lên. Nói: em hiểu, em sẽ suy nghĩ kỹ và gửi lại thầy hướng xử lý. Rồi về nhà, để nguội, đọc lại ghi chép.
Nếu sau khi suy nghĩ bạn vẫn không đồng ý, hãy chuẩn bị lập luận và bằng chứng, rồi đem tới buổi họp sau. Người hướng dẫn tốt tôn trọng học trò có lập luận.
Nhớ rằng người hướng dẫn góp ý thẳng vì họ muốn bài của bạn qua được hội đồng, qua được người phản biện. Thà nghe điều khó nghe trong phòng họp nhỏ, còn hơn nghe nó trước cả hội đồng.
Câu hỏi thường gặp
Nên gặp người hướng dẫn trực tiếp hay trực tuyến?
Cả hai đều được, tuỳ hoàn cảnh. Gặp trực tiếp tốt cho những buổi bàn sâu, trực tuyến tiện cho cập nhật nhanh. Quan trọng là chuẩn bị kỹ như nhau.
Có nên gửi cả chương dài cho người hướng dẫn trước buổi họp?
Gửi nếu cần góp ý cho chương đó, nhưng kèm lời chỉ rõ bạn muốn thầy cô tập trung vào phần nào. Gửi trước đủ thời gian để họ đọc.
Người hướng dẫn hay huỷ hẹn thì làm gì?
Đề xuất lịch mới cụ thể ngay khi bị huỷ, và gửi trang tóm tắt qua thư để công việc vẫn tiến triển. Nếu tình trạng kéo dài, trao đổi thẳng thắn về nhu cầu của bạn.
Có nên ghi âm buổi họp với người hướng dẫn?
Có thể, nếu được thầy cô đồng ý trước. Ghi âm giúp không bỏ sót góp ý, nhưng vẫn nên ghi chép tay những điểm chính và việc cần làm.
Buổi họp nhóm nghiên cứu khác buổi họp riêng thế nào?
Họp nhóm thường để chia sẻ tiến độ và học từ nhau, họp riêng để giải quyết vấn đề cụ thể của bạn. Nên tham gia cả hai, và chuẩn bị phần trình bày ngắn gọn cho họp nhóm.
