Xin thư giới thiệu học thuật thì nhờ ai và nhờ thế nào? Hãy nhờ những người biết rõ năng lực học tập và nghiên cứu của bạn, như thầy hướng dẫn luận văn hay giảng viên từng dạy bạn môn chuyên sâu, hơn là người có chức vụ cao nhưng chỉ gặp bạn vài lần. Nhờ sớm, ít nhất vài tuần trước hạn, gửi kèm tóm tắt hồ sơ và gợi ý những điểm họ có thể viết. Và đừng bao giờ tự viết thư rồi xin chữ ký.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Ở Việt Nam, thói quen tự soạn thư giới thiệu cho thầy ký còn khá phổ biến. Tập này mình nói vì sao cách đó có hại cho chính bạn, và cách xin một lá thư thật sự giúp được hồ sơ của mình.
Thư giới thiệu có sức nặng thế nào trong hồ sơ?
Với hồ sơ sau đại học, đặc biệt là tiến sĩ, thư giới thiệu thường là một trong những phần được đọc kỹ nhất. Bảng điểm cho biết bạn học được bao nhiêu điểm. Thư giới thiệu cho biết một người có kinh nghiệm đánh giá bạn thế nào khi làm việc thật.
Một lá thư mạnh có những chi tiết cụ thể: bạn đã làm gì trong dự án, bạn xử lý khó khăn ra sao, bạn nằm ở đâu so với những sinh viên khác mà người viết từng dạy. Nó được viết bởi người có uy tín về chuyên môn trong lĩnh vực liên quan.
Một lá thư yếu thì chung chung: em là sinh viên chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm, tôn trọng thầy cô. Những lá thư như vậy không làm hại hồ sơ, nhưng cũng không giúp gì.
Với hội đồng quốc tế, thư quá chung chung đôi khi còn bị hiểu là người viết không thật sự biết bạn, hoặc có điều gì đó họ không muốn nói.
Nên nhờ ai?
Người lý tưởng là người vừa biết rõ bạn, vừa có uy tín chuyên môn liên quan tới hướng bạn định học. Thường là người hướng dẫn luận văn, giảng viên bạn từng làm trợ lý, trưởng nhóm nghiên cứu bạn từng tham gia.
Với học bổng coi trọng kinh nghiệm làm việc, một lá thư từ cấp trên trực tiếp nói về năng lực và đóng góp của bạn trong công việc là rất có giá trị.
Tránh nhờ người có chức danh cao mà chỉ biết bạn qua tên. Một lá thư chung chung từ một giáo sư nổi tiếng thường kém thuyết phục hơn một lá thư chi tiết từ một tiến sĩ trẻ đã làm việc sát với bạn.
Nếu cần nhiều thư, hãy chọn người ở những góc khác nhau: một người nói về học lực, một người nói về nghiên cứu, một người nói về công việc. Ba lá thư cùng nói một điều thì lãng phí.
Nhờ thế nào cho đúng cách?
Hỏi trực tiếp nếu được, hoặc viết thư lịch sự, ít nhất ba bốn tuần trước hạn, lâu hơn nếu vào mùa cao điểm khi thầy cô nhận nhiều lời nhờ. Hỏi xem họ có thể viết một lá thư mạnh cho bạn không. Câu hỏi này cho họ cơ hội từ chối nhẹ nhàng nếu không đủ biết bạn, và điều đó tốt hơn một lá thư nhạt.
Khi họ đồng ý, gửi một gói tài liệu gọn: danh sách học bổng hay chương trình với hạn nộp và cách nộp thư, bản sơ yếu lý lịch, bản nháp bài luận, bảng điểm, và một trang tóm tắt những gì bạn đã làm cùng họ.
Trang tóm tắt đó rất quan trọng. Thầy cô dạy hàng trăm sinh viên, họ có thể không nhớ chi tiết dự án bạn làm ba năm trước. Nhắc họ cụ thể: em làm phần phân tích dữ liệu trong đề tài của thầy năm đó, em trình bày ở hội thảo khoa, em đạt điểm cao môn này.
Nhắc nhẹ trước hạn khoảng một tuần nếu chưa thấy thư được gửi. Nhiều hệ thống nộp hồ sơ cho bạn thấy trạng thái thư.
Vì sao không nên tự viết rồi xin chữ ký?
Lý do đầu tiên là đạo đức. Thư giới thiệu được hiểu là ý kiến độc lập của người viết. Tự viết thư về chính mình và nộp dưới tên người khác là không trung thực với hội đồng, dù người ký đồng ý.
Lý do thứ hai là thực tế. Thư tự viết thường có giọng văn giống hệt bài luận của bạn, cùng những cụm từ, cùng cách kể. Hội đồng đọc cả hai cạnh nhau sẽ nhận ra. Thư do chính bạn viết cũng thường hoặc quá khiêm tốn, hoặc khen quá đà theo kiểu không người giới thiệu thật nào viết.
Nhiều chương trình quốc tế còn yêu cầu người giới thiệu tự nộp thư qua hệ thống bằng tài khoản riêng, và bạn cam kết không đọc thư. Làm sai quy trình có thể khiến hồ sơ bị loại.
Nếu thầy cô nói em viết nháp đi rồi thầy sửa, hãy lịch sự đề nghị gửi trang tóm tắt thông tin thay vì bản thư hoàn chỉnh. Phần lớn sẽ hiểu và đồng ý.
Sau khi thư đã được gửi
Viết thư cảm ơn, dù kết quả chưa có. Người viết thư đã dành thời gian cho bạn, thường là vào buổi tối sau giờ làm.
Báo cho họ biết kết quả, dù đậu hay trượt. Người giới thiệu thật lòng muốn biết, và đó là cách giữ quan hệ lâu dài. Bạn sẽ còn cần họ cho những lần sau.
Nếu đậu, có thể gửi họ một bức ảnh từ nơi bạn học mới, hoặc ghé thăm khi về nước. Những mối quan hệ học thuật được nuôi dưỡng như vậy thường kéo dài cả sự nghiệp.
Và một ngày nào đó, khi bạn là người được nhờ viết thư, bạn sẽ hiểu một lá thư tốt tốn bao nhiêu công sức, và sẽ viết nó với sự chăm chút mà mình từng nhận.
Câu hỏi thường gặp
Cần bao nhiêu thư giới thiệu cho hồ sơ sau đại học?
Tuỳ chương trình, thường từ hai tới ba thư. Đọc kỹ yêu cầu của từng nơi về số lượng, loại người giới thiệu và cách nộp.
Thư giới thiệu viết bằng tiếng Việt được không?
Với chương trình nước ngoài, thường cần tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của chương trình. Nếu người giới thiệu viết tiếng Việt, cần bản dịch theo quy định của nơi nhận, có khi phải có xác nhận.
Có được đọc thư giới thiệu người khác viết cho mình không?
Nhiều hệ thống yêu cầu bạn từ bỏ quyền đọc thư để thư có giá trị khách quan hơn. Tôn trọng quy định đó và tin vào người bạn đã chọn.
Người giới thiệu không rành tiếng Anh thì làm sao?
Họ có thể viết bằng tiếng Việt và nhờ dịch có xác nhận nếu chương trình chấp nhận. Chọn người biết rõ bạn quan trọng hơn chọn người giỏi tiếng Anh.
Người giới thiệu quên gửi thư sát hạn thì làm gì?
Nhắc lịch sự và gửi lại đường dẫn nộp thư. Nếu có nguy cơ không kịp, liên hệ chương trình hỏi về khả năng gia hạn cho riêng phần thư giới thiệu, nhiều nơi có linh hoạt.
