Viết thư liên hệ giáo sư nước ngoài xin làm nghiên cứu sinh thế nào? Ngắn, gửi riêng cho từng người, nói rõ bạn đã đọc công trình cụ thể nào của họ, hướng nghiên cứu bạn muốn làm khớp với họ ở đâu, bạn có kinh nghiệm gì liên quan, và kết bằng một câu hỏi cụ thể về khả năng nhận nghiên cứu sinh. Thư gửi hàng loạt, chỉ đổi tên người nhận, thường bị bỏ qua ngay.
Chào bạn, đây là Nhà Học Giả. Ở nhiều nước, đặc biệt với chương trình tiến sĩ theo mô hình nghiên cứu, việc liên hệ được một giáo sư chịu nhận là bước quan trọng nhất, có khi quan trọng hơn cả điểm số. Tập này là những gì người trong nghề mong bạn biết trước khi bấm gửi.
Vì sao phải liên hệ giáo sư trước?
Ở nhiều hệ thống, nhất là ở châu Âu, Úc và một phần châu Á, nghiên cứu sinh được tuyển gắn với một người hướng dẫn cụ thể hoặc một dự án cụ thể. Giáo sư có kinh phí từ đề tài nghiên cứu, và họ tuyển người để làm trong đề tài đó.
Nếu không có giáo sư nào đồng ý hướng dẫn, hồ sơ của bạn có thể không được xét dù rất tốt. Với một số học bổng chính phủ, có thư chấp nhận hướng dẫn cũng là một lợi thế lớn.
Ở Mỹ, cách tuyển thường qua hội đồng tuyển sinh của khoa hơn, nhưng liên hệ trước với giáo sư vẫn giúp bạn biết họ có đang nhận người không, và đôi khi giúp hồ sơ được chú ý.
Hiểu hệ thống của nước bạn nhắm là bước đầu tiên, vì nó quyết định thư của bạn nên hỏi gì.
Tìm đúng người trước khi viết
Đừng bắt đầu từ danh sách trường xếp hạng cao. Hãy bắt đầu từ bài báo. Những bài báo bạn đọc cho luận văn, những tác giả bạn trích dẫn nhiều nhất, đó là nơi tìm người hướng dẫn tự nhiên nhất.
Vào trang cá nhân của giáo sư và trang nhóm nghiên cứu của họ. Đọc vài bài gần đây nhất, không phải bài nổi tiếng từ mười năm trước, vì hướng nghiên cứu có thể đã đổi. Xem họ có đang tuyển không, nhiều trang ghi rõ.
Để ý những dấu hiệu tốt: nhóm có nghiên cứu sinh hiện tại, có công bố đều, có nghiên cứu sinh ra trường gần đây. Nếu được, liên hệ một nghiên cứu sinh trong nhóm để hỏi về không khí làm việc.
Lập một danh sách khoảng mười đến hai mươi người thật sự phù hợp. Chất lượng khớp quan trọng hơn số lượng thư gửi đi.
Cấu trúc một lá thư ngắn và trúng
Tiêu đề thư nên rõ, nói ngay mục đích và chủ đề, ví dụ hỏi về vị trí nghiên cứu sinh trong hướng nghiên cứu cụ thể. Giáo sư nhận rất nhiều thư, tiêu đề mơ hồ dễ bị lướt qua.
Đoạn một: bạn là ai, đang học hay làm ở đâu, và bạn viết để hỏi về khả năng làm nghiên cứu sinh dưới sự hướng dẫn của họ, bắt đầu vào khoảng thời gian nào.
Đoạn hai: vì sao là họ. Nhắc tới một hai bài báo cụ thể của họ, nói ngắn gọn điều bạn thấy thú vị và ý tưởng của bạn nối vào đó thế nào. Đây là đoạn quan trọng nhất, cho thấy bạn không gửi thư hàng loạt.
Đoạn ba: bạn có gì. Kinh nghiệm nghiên cứu, kỹ năng liên quan, bài báo nếu có, học bổng bạn đang xin nếu có. Kết bằng câu hỏi cụ thể: thầy có dự định nhận nghiên cứu sinh cho khoá đó không, và em nên chuẩn bị gì thêm. Toàn bộ thư nên đọc xong trong một hai phút.
Đính kèm gì và những lỗi nên tránh
Đính kèm sơ yếu lý lịch học thuật gọn gàng, và nếu phù hợp, một bản đề xuất nghiên cứu ngắn một hai trang hoặc bảng điểm. Đặt tên tệp rõ ràng. Đừng đính kèm quá nhiều tệp nặng.
Lỗi phổ biến nhất là thư hàng loạt: cùng một nội dung gửi cho nhiều người, chỉ đổi tên, có khi quên đổi. Giáo sư nhận ra ngay, và đôi khi họ biết nhau, cùng nhận một thư.
Lỗi thứ hai là thư quá dài, kể cả câu chuyện đời. Hãy để dành chuyện đó cho bài luận.
Lỗi thứ ba là xưng hô và chính tả tên sai. Kiểm tra kỹ chức danh và cách viết tên người nhận. Và lỗi thứ tư là hỏi những điều đã ghi rõ trên trang của họ, như cách nộp hồ sơ, cho thấy bạn chưa tìm hiểu.
Không được trả lời thì sao?
Rất nhiều thư không được trả lời, và thường không phải vì bạn kém. Giáo sư bận, thư rơi vào mục thư rác, họ không có kinh phí nhận thêm người năm đó, hay đang đi công tác dài.
Nếu sau khoảng hai tuần chưa có phản hồi, có thể gửi một thư nhắc ngắn, lịch sự, trả lời ngay trên thư cũ để họ thấy lại nội dung. Nếu vẫn không có hồi âm, hãy chuyển sang người khác.
Khi nhận được trả lời từ chối, hãy cảm ơn. Đôi khi họ giới thiệu bạn tới một đồng nghiệp đang tuyển. Và câu trả lời hiện tại chưa nhận người không có nghĩa là mãi mãi.
Nếu nhận được phản hồi tích cực, hãy chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện trực tuyến. Đó là buổi phỏng vấn đầu tiên, dù họ không gọi như vậy. Và nhớ rằng bạn cũng đang phỏng vấn họ, vì người hướng dẫn là người bạn sẽ làm việc cùng nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi thư cho bao nhiêu giáo sư?
Không có con số chuẩn. Gửi tới những người thật sự phù hợp, mỗi thư viết riêng. Nhiều người gửi khoảng mười đến hai mươi thư trong một mùa tuyển là hợp lý.
Có nên gửi thư cho nhiều giáo sư cùng một khoa?
Được, nếu mỗi người thật sự phù hợp và thư viết riêng. Nhưng nên gửi cách nhau vài ngày và cẩn thận, vì đồng nghiệp trong khoa hay trao đổi với nhau.
Gửi thư vào thời điểm nào tốt nhất?
Nên gửi sớm, nhiều tháng trước hạn nộp hồ sơ, và tránh những kỳ nghỉ lễ lớn của nước đó. Giáo sư cần thời gian cân nhắc và có khi phải xin kinh phí.
Có cần gửi đề xuất nghiên cứu kèm thư không?
Không bắt buộc ở thư đầu, nhưng một đề xuất ngắn một hai trang cho thấy bạn nghiêm túc và giúp giáo sư đánh giá nhanh. Một số chương trình yêu cầu đề xuất khi nộp hồ sơ chính thức.
Giáo sư trả lời hãy nộp hồ sơ qua trường có nghĩa là gì?
Thường có nghĩa là họ không từ chối, nhưng chưa cam kết. Hãy nộp hồ sơ theo hướng dẫn và nhắc tên giáo sư trong hồ sơ nếu có mục đó.
